深圳市智能化學會即時通訊工具管理制度

深圳市智能化學會即時通訊工具管理制度

第一條  為了規范學會內部員工使用即時通訊工具提升工作效率，減少因管理不力或人員流動造成的工作效率低下和資源丟失，特制定此制度。

第二條  本規定中的即時通訊工具包括學會分配的以下工具：1、手機；2、辦公座機；3、工作微信；4、工作QQ、5、電子郵箱；

第三條  領用和回收即時通訊工具：

1、員工入職時，行政人事部按照需要分配通訊工具的賬號和密碼，并建立密碼保護檔案，登記備案；

2、即時通訊工具的信息統一添加到員工對外工作的名片中；

3、員工離職時，離職申請流程中體現交回學會即時通訊工具的流程，自覺交回賬戶和密碼，由行政人事部進行登記備案，檢查即時通訊工具狀態是否正常，修改賬戶密碼。

第四條  使用即時通訊工具：

1、員工領用賬戶和密碼后，及時更改通訊工具的昵稱，如需更改密碼，更改后需要到行政人事部備案登記；

2、員工不得在公司分配的即時通訊工具上添加與工作無關的好友、親人、網友等；

3、員工在上班時間不能登陸除分配賬號以外的其他個人賬號，一經發現，由行政人事部處以100元罰款；

4、員工不得擅自刪除即時通訊工具上的聯系人；

5、使用過程中，如果需要用到忙碌、離開等自動回復狀態，請設置好自動回復的友好語句。

第五條  使用即時通訊工具開展業務：

1、我學會相關的活動信息、公眾號信息，分享并推送到朋友圈、各個微信群、QQ群；

2、與對方交流時，使用文明禮貌的語言和文字、圖片信息；

3、逢中國傳統節日，向重要的交流對象致以問候和祝福；

4、不得刪除即時通訊工具中的任何通訊信息，微信群信息除外；

5、不同工具的使用說明：

（1）微信

①微信新添加的人員，第一時間完成備注，方式：①姓名+單位+職務，②手機號碼，③添加名片

②微信中原有人員，通過逐步認識熟悉后，完善備注信息；

③當內存出現預警后，在得到主管經理的書面同意后（如微信聊天記錄），可以刪除微信群聊天信息，以釋放內存；

④學會的公眾號信息、活動信息，第一時間發布朋友圈，并推送到各個群里；

⑤需要添加陌生好友時，用類似：您好，我是深圳市智能化學會項目部的***（李**總介紹）等文明、有介紹人、有自我介紹的語言；

⑥其他人員添加我們好友時，需要審核；如對方身份不明，需要詢問清楚再通過審核；勿添加與工作無關的人員；

⑦微信群管理：經行政人事部門領導書面確認后，可以組建不同的微信群并擔任管理員。有新人加入群里，需要進行審核檢證；發現有人在群中閑聊與行業無關的主題、反復發布商業廣告，應及時制止；發現有人在群中閑聊有關政治、政府、宗教、黃賭毒等違法信息時，應及時制止并踢除出群；發現有機器人在群中發布股權投資等，應及時踢除出群；可以制訂相關的群管理政策，告知和@全休人員以遵守；遇重要節假日和學會的活動節日，可以反復@群成員，起到告知作用。

（2）使用郵件發送信息時，將自己名片信息添加到簽名信息中

（3）QQ新添加的人員，第一時間完成備注，方式：姓名+單位+職務+手機號碼

（4）手機通訊錄：重要客戶的手機號，添加到手機通訊錄，備注清楚姓名+單位+職務

（5）座機固定電話，主要用于與外界溝通、方便開展業務之用，不允許員工用座機固話拔打辦理私事；同時，工作時間如需拔打私人電話，時間應控制在5分鐘以內；接聽外線電話時的標準用語：您好，智能化學會”，當對方告之需要聯系的人員時，說：請稍等；如遇外線電話找學的領導時，請咨詢事由并做好記錄，不得隨意告訴學會領導的手機號碼；

第六條 本制度經第三屆第四次理事會議審議通過后，從2023年1月1日起生效執行。