深圳市智能化學會檔案資料管理制度

深圳市智能化學會檔案資料管理制度

第一條 為加強檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據國家檔案管理有關規定，制定本制度。

第二條 本制度所稱的檔案，是指學會在各項活動中直接形成的各種不同的形式和載體材料，包括：

（一）文字檔案：文件、合同、人事、會計、會員信息等；

（二）影像檔案：照片、錄音、錄像等；

（三）實物檔案：獎牌、獎章、公務禮品等；

（四）其他檔案。

第三條 檔案資料歸檔要求

（一）學會活動電子圖片、文字、視頻檔案資料，在指定的電腦硬盤中，統一按“年月日+事件名稱+數量”的文件名稱編號，按時間、類別歸檔；

（二）接收的外來檔案資料，填寫《來件（電）處理單》按流程審批后，使用“年月日+外函”文號，按時間、類別歸檔；

（三）秘書處建立檔案歸檔目錄，便于查閱、核對等工作。

第四條 檔案的管理

（一）各部門應及時將辦理完結的各類檔案資料按時間、類別裝訂成冊，標識后，交學會統一歸檔保存。秘書處每年6月、12月末對檔案資料歸檔情況進行核查。

（二）各部門對經辦形成檔案的真實性、可靠性、完整性負責。

（三）做好檔案資料的核查和保管工作，不得私自外傳、轉借。因工作需要查閱須填寫《資料查閱申請表》，按流程審批后方可查閱。

（四）在檔案歸檔移交、檔案管理人員或其他管理人員離職時，必須要做好檔案資料的移交手續，確保檔案的完整性和延續性。

（五）檔案銷毀時，應編制《檔案銷毀清冊》，經按流程審批后，指派專人監銷。由監督銷人員在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據。

第五條 檔案的保管期限，學會檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期為學會每屆任期（五年）。

（一）永久檔案：反映本學會主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案資料。

（二）定期檔案：其他對本學會工作具有查考價值的檔案資料。

第六條 本制度經第三屆第四次理事會議審議通過后，從2023年1月1日起生效執行。